在日常生活中变得越来越普遍，从新闻头条到您自己的家庭或办公室。事实上，根据微软和领英 2024 年工作趋势指数 [ 1 ]，大多数知识工作者（75%）现在在工作中使用人工智能。该指数发现，这些员工使用人工智能来节省时间和支持创造力，从而提高生产力。
AI 有潜力处理低价值、耗时的任务，让员工专注于更重要的工作。这些优势可以应用于许多不同的专业环境，但要知道从哪里开始使用 AI 生产力工具需要仔细考虑。探索如何选择适合您需求的工具，并充分利用 AI 及其当前功能。
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了解 AI 生产力工具及其优势
了解 AI 生产力工具首先要了解 AI 能为您做什么。常见的 AI 生产力工具根据其主要特征可分为不同类别。
例如，自然语言处理工具可以理解和生成人类语言， 为了大规模实现自动化 使特定的人工智能工具（如生成式人工智能工具）能够梳理数据并提供分析。这些工具还可以帮助你集思广益，提供解决某个问题的想法， 最新群发短信 以及其他用途。一些人工智能工具专门用于协助数据分析，而另一些则可以根据书面请求创建视觉内容。还有一些可以转录笔记或根据信息库自动整理演示文稿。
根据 HubSpot 的《2024 年人工智能现状》报告，人工智能将对专业人士的生活产生以下切实影响 [ 2 ]：
- 营销专业人士通过使用生成式人工智能平均每天可以节省两个小时或更多的时间。
- 75% 的营销人员表示，人工智能和自动化可以减少他们在数据输入和调度等手动任务上花费的时间。
- 47% 的营销人员使用人工智能进行电子邮件营销和新闻通讯；其中，82% 的人看到了积极的投资回报率。
- 38% 的营销人员使用人工智能来创建长篇内容，例如文章和博客帖子。
- 减少花在手动任务上的时间，增加花在增值任务上的时间
- 提高效率和创造力
- 提高制定数据驱动的业务决策的能力
考虑到这些好处，哪些 AI 生产力工具对您最有帮助？您可能会发现那些可以帮助您减少日常任务所花费时间的工具最有价值，例如管理电子邮件、将任务分配给团队成员、创建协作文档或组织待办事项列表。请继续阅读以了解有关 AI 生产力工具的实际应用的更多信息。
用于电子邮件管理和组织的 AI 生产力工具
阅读和回复电子邮件是大多数商业角色的重要组成部分，但这确实需要一些时间。一项针对 31 个国家/地区的 31,000 名 Microsoft 365 用户的研究发现，最频繁使用电子邮件的用户每周可以花费近 9 个小时进行电子邮件通信 [ 3 ]。
某些 AI 生产力工具可以帮助阅读和撰写电子邮件。例如，Microsoft Copilot 会根据语气和长度提示为您起草电子邮件。它还可以总结长电子邮件线程，这样您就不必花费宝贵的时间在同事之间来回沟通。Google 的 Gemini 工具也提供类似的功能。
电子邮件帐户中的 AI 示例
您可能已经在电子邮件帐户中使用了 AI 生产力工具。如果您曾经在 Gmail 中撰写电子邮件，并注意到该平台会在您输入时建议未来的文本，这就是 Gmail 智能撰写形式的 AI 的一个例子，您可以在设置中打开或关闭此功能。同样，Microsoft Outlook 的 Focused Inbox 使用 AI 预先分类您收到的电子邮件，以便您可以专注于最值得您关注的内容。
这些工具中的任何一个都有可能减少您在收件箱中花费的时间。
用于项目管理和任务自动化的 AI 生产力工具
人工智能驱动的项目管理平台通过分析项目及其发布的所有可用数据来工作。人工智能如何使项目管理任务受益的一些示例包括：
- 根据优先级和截止日期自动分配任务
- 预测未来成本、风险和结果
- 将数据汇编到一个地方，供所有团队成员访问
正如 Capterra 的《2024 年最具影响力的项目管理工具调查》报告 [ 4 ]所示，一些项目经理已经看到了这些功能的好处。这项调查发现，大多数项目经理已经在使用 AI 或计划很快开始使用 AI，其中 88% 的项目经理表示有信心将重要任务委托给 AI。那些投资 AI 的人在短短一年内就看到了积极的投资回报，许多人计划增加他们的 AI 投资 [ 4 ]。通过投资 AI 项目管理，您是否同样可以看到积极的投资回报？